Účetní dokumentace

Účetní doklady a jejich význam

průkazný účetní záznam s povinnými náležitostmi
písemná forma (rukopis, psací stroj) nebo technická forma (elektronický způsob)
v účetních dokladech se zaznamenávají
- hospodářské operace, které působí změny v majetkových složkách, závazcích, vlastním kapitálu, nákladech a výnosech
- účetní operace, které vyplývají z techniky účetních zápisů (účetní převody při účetní uzávěrce)

Členění účetních dokladů

Účetní doklady podle druhů:

FAKTURY VYSTAVENÉ = vyúčtování odběrateli + přílohy
FAKTURY PŘIJATÉ = vyúčtování od dodavatele (povinnost zaplatit)
PŘÍJMOVÉ POKLADNÍ DOKLADY = platby za hotové, vystavené dvakrát (originál dáváme zákazníkovi, kopii ponecháváme)
VÝDAJOVÉ POKLADNÍ DOKLADY = výdaje v hotovosti
BANKOVNÍ VÝPISY = stav a pohyb peněz na bankovním účtu
VNITŘNÍ (INTERNÍ) ÚČETNÍ DOKLADY = příjemky (příjem na sklad); výdejky (výdej ze skladu); výplatní listina (pro zaúčtování mezd zaměstnanců)

Účetní doklady podle počtu dokumentovaných účetních případů:

JEDNOTLIVÉ (jedna hospodářská operace)
SBĚRNÉ (shrnují více účetních dokladů stejnorodých hospodářských operací, které mohou být zaúčtovány pod jednou položkou; maximálně za období jednoho měsíce)

Účetní doklady podle místa vzniku:

VNĚJŠÍ (EXTERNÍ) = souvisejí s okolím podniku
VNITŘNÍ (INTERNÍ) = pouze uvnitř podniku

Náležitosti účetních dokladů

označení účetního dokladu
- v jedné číselné řadě nebo v několika řadách
obsah účetního případu a označení jeho účastníků
peněžní částku nebo údaje o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství
okamžik vyhotovení účetního dokladu
okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodné s okamžikem vyhotovení
- bez zbytečného odkladu
podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby zodpovědné za jeho zúčtování
- Osoba odpovědná za účetní případ = garance správnosti účetního případu (proběhl tak, jak je uvedeno na dokladu)
- Osoba odpovědná za zúčtování účetního případu = přezkoušení dokladu z formálního hlediska (úplnost náležitosti), odpovědnost za správní zaúčtování

Oběh účetní dokladů

neprobíhá ve všech účetních jednotkách stejně – záleží na organizaci jednotky
složitější organizační struktura -> smysluplnější oběh, nutné stanovení pravidel oběhu -> vnitropodniková směrnice (zajištění plynulého pohybu dokladů od okamžiku vyhotovení/přijetí, přes ověření až po archivaci)

Postup oběhu

přezkoumání správnosti
- kontrola účetního dokladu z hlediska obsahové a formální stránky
- OBSAHOVÁ stránka = ověření správnosti údajů a přípustnosti účetního případu (např. zda faktura odpovídá dodanému zboží, jakosti, zda odpovídají smluvené ceny, apod.)
- FORMÁLNÍ stránka = ověření úplnosti náležitostí
příprava k zaúčtování
- třídění dokladů (zpravidla podle druhu /FV, FP, PD, …/, případně podrobnější dělení)
- označování dokladů (číselné, případně abecedně číselné označení)
- evidence (zápis do pomocných účetních knih)
- určení účtovacího předpisu (určení účtů a jejich stran, na které budou doklady účtovány včetně uvedení částek; zapíše se do předtisku na účetní doklad nebo na samostatný lístek, který se připojí k dokladu)
zaúčtování dokladu
- účetní zápisy v účetních knihách, datum a podpis
úschova dokladů
- zařazení do pořadačů
- MUSÍ být pečlivě uchovány -> jsou průkazným materiálem při kontrolách nebo při později vzniklých nedorozuměních

Daňové doklady

v souvislosti s DPH
předepsané náležitosti zákonem o DPH (obsahové širší než u dokladů)
je jím deklarován vznik daňové povinnosti v určitém čase a určité výši -> povinnosti odvést daň finančnímu úřadu
plátce daně může na základě daňového dokladu uplatnit nárok na odpočet daně
povinnost vystavit daňový doklad nejpozději do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění

Druhy daňových dokladů

Běžný daňový doklad

zpravidla faktura, která obsahuje náležitosti běžného daňového dokladu
náležitosti:
- přesné označení kupujícího a prodávajícího
- evidenční číslo dokladu
- datum vystavení daňového dokladu
- datum uskutečnění zdanitelného plnění nebo datum přijetí platby
- jednotková cena bez daně
- rozsah a předmět zdanitelného plnění (přesné označení zboží či služby)
- údaje rozhodné pro stanovení daně (výše ceny bez daně, základní nebo snížená sazba, výše daně v korunách a haléřích, popř. zaokrouhlená)

Zjednodušený daňový doklad

nemusí obsahovat některé náležitosti (údaje o kupujícím, datum vystavení dokladu /stačí datum uskutečnění zdanitelného plnění/, výše ceny bez daně a výše daně /uvádí jen sazbu daně a celkovou částku/)
daň se vypočítá z ceny pomocí koeficientu (0,1667 základní, 0,0909 snížená sazba)
je možno ho vystavit pouze v případě nákupu za hotové, popř. platební kartou, šekem, a to do 10.000,- včetně daně

Daňové dobropisy a vrubopisy

vystavují se při dodatečném snížení nebo zvýšení ceny
obsahují stejné náležitosti jako běžný daňový doklad, ke kterému mají vztah, ale místo ceny bez daně se uvádí rozdíl mezi původní a sníženou cenou (dobropis) nebo mezi původní a zvýšenou cenou (vrubopis)
rozdíl se považuje za samostatné zdanitelné plnění
na základě dobropisu/vrubopisu kupující uplatní zvýšení či snížení odpočtu daně
musí se zde uvádět i číslo původního daňového dokladu (v případě více zdanitelných plnění čísla všech dokladů, kterých se oprava týká)

Ostatní daňové doklady

doklad o použití (pro účely nesouvisející s podnikáním – např. osobní spotřeba plátce, místo identifikace plátce se uvádí účel použití)
splátkový kalendář (např. u nájemních smluv, podmínka = náležitosti jako běžný daňový doklad)
souhrnný daňový doklad (může jej vystavit plátce, který uskutečňuje více samostatných zdanitelných plnění pro jednu osobu, souhrn maximálně za měsíc)

Účetní zápisy v účetních knihách

účetní případy se zaznamenávají účetními zápisy do účetních knih
účetní jednotky účtující v soustavě podvojného účetnictví účtují:

v deníku – zápisy uspořádány chronologicky, z hlediska časového
v hlavní knize – zápisy uspořádány systematicky, z hlediska věcného
v knihách analytické evidence – podrobně rozvedené zápisy hlavní knihy

Deník

schopnost prokázat úplnost účetnictví
každý účetní případ zaznamenán samostatně

Hlavní kniha

soubor všech syntetických účtů, které účetní jednotka používá
získávají se z ní nejdůležitější informace o pohybu složek aktiv, pasiv, nákladů a výnosů
musí obsahovat:
- zůstatky účtů ke dni, k němuž se otevírá hlavní kniha
- souhrnné obraty Má dáti a Dal účtů, nejvýše za kalendářní měsíc
- zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka
součástí jsou podrozvahové účty, na kterých se účtuje o majetku, který firma používá, ale nevlastní (najatý majetek, zásoby přijaté do úschovy, zásoby přijaté k zpracování)
účtuje se jednoduše, bez souvztažného zápisu

Knihy analytické evidence

Zaměřují se na různé oblasti účetnictví:

inventární kniha (karty) dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku
kniha zásob (skladní karty)
pokladní kniha
kniha pohledávek a závazků (např. kniha vystavených a přijatých faktur)
evidence DPH
inventární karty časového rozlišení (např. evidenční karty leasingu)
inventární karty rezerv

Formy účetních knih

závisí na tom, zda se jedná o ruční nebo počítačové zpracování
- vázané knihy
- volné listy
v současné době především ve formě počítačových sestav -> podobné vedení účetních knih na volných listech

Opravy účetních záznamů

nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, neprůkaznosti, nesrozumitelnosti, nesprávnosti nebo nepřehlednosti účetnictví
povinnost provést opravy bez zbytečného odkladu, a to tak, aby bylo možno určit:
- osobu odpovědnou za provedení opravy
- okamžik provedení opravy
- obsah účetního záznamu (před i po opravě)
např. je možno chybný údaj přeškrtnout tenkou čarou a do volného místa napsat údaj správný + datum opravy a podpis osoby, která opravu provedla
NESPRÁVNÉ opravování = přepisování, mazání, přelepování, apod. -> nečitelný zápis
uvedený způsob oprav nelze uplatnit, kdy má chybný údaj vztah k okolí firmy a dataq již opustila účetní jednotku (např. faktura -> nový opravný doklad)

Vyhotovení účetních dokladů

bez zbytečného dokladu
nejpozději do 15 dnů od uskutečnění zdanitelného plnění nebo do 15 dnů od přijetí platby
údaje musí být zapsány prostředkem zaručujícím trvalost zápisu -> čitelnost po celou dobu úschovy
u větších podniků s určitou činností různých pracovišť vyplňují doklady přímo pracovníci, u menších podnikatelů s minimálním počtem zaměstnanců přímo podnikatel, případně pověřený pracovník