Význam, druhy, náležitosti, opravy a oběh účetních dokladů, daňové doklady

Účetní doklady
Jsou nejdůležitějším prvkem průkaznosti účetnictví. Představují často i prvotní evidenci sledovaných jevů, informují o vzniku hospodářských operací, registrují je ověřují. Proto se na účetní doklady klade řada požadavků: pravdivost, úplnost, přehlednost, včasnost, pečlivost ve vyhotovení (musí být čitelné, nesmí se v nich přepisovat, dodatečně vpisovat apod.)

Druhy účetních dokladů
Účetní teorie rozděluje účetní doklady podle jejich obsahu, místa vystavení i počtu dokumentovaných případů. Podle obsahu dělíme doklady na vnitřní (interní) a vnější (externí).
Vnitřní doklady zachycují pohyb majetkových složek uvnitř účetní jednotky, případně ověřují operace vyplívající z jejich vnitřní činnosti (např. výdejka materiálu zaznamenává přesun materiálu ze zásobovacího skladu na místo jeho potřeby, obvykle do výroby).
Vnější doklady vyplívají ze styku účetní jednotky z vnějším světem (např. vydaná faktura za dodávku materiálu odběrateli, výpis z BÚ ze styku s peněžním ústavem). Vnější doklady podle místa vystavení charakterizujeme jako vydané nebo došlé. Vydané doklady vznikají v účetní jednotce a představují vztahy směřující do jejich okolí (faktura odběrateli). Došlé naopak představují vztah směřující z vnějšího světa do účetní jednotky (faktura dodavatele za dodávku materiálu).
Podle počtu dokumentovaných případů rozeznáváme jednotlivé účetní doklady a sběrné účetní doklady.
Jednotlivé doklady obvykle dokumentují jednu nebo více stejnorodých hospodářských operací, nejčastěji v rámci téhož dne (např. příjmový pokladní doklad, výdajový poklaní doklad)
Sběrné doklady shrnují údaje jednotlivých účetních dokladů dokumentující stejnorodé hospodářské operace za delší čas, např. týden , dekádu, měsíc (dekádní souhrn výdejek materiálu aj.)

Náležitosti
Aby účetní doklady mohli plnit svou funkci, musí respektovat požadavky, které na jejich obsah stanoví zákon o účetnictví. A to:
a) označení účetního dokladu, b) popis obsahu účetního případu jeho účastníci, c) peněžní částka nebo údaj o množství a ceně, d) datum vyhotovení účetního dokladu, e) datum uskutečnění účetního případu, f) podpis osoby odpovědné za účetní případ, g) podpis osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu.
Náležitosti účetního dokladu mohou být uvedeny i na jiných účetních písemnostech (např, na objednávkách, smlouvách, pracovních lístcích), pokud jsou podkladem pro zhotovení účetního dokladu.
U plátců DPH je ještě náležitost DIČ, IČO.

Opravy
Opravy v účetních dokladech nesmějí vést k porušení úplnosti, průkaznosti a speávnosti. Při provedení opravy musí být zřejmé, čeho se oprava týká a kdo ji provedl. Zákon o účetnictví způsoby oprav neuvádí. V praxi se používá několik možností oprav účetních dokladů:
Přeškrtnutím chybného údaje tenkou čarou, nad tím se uvede správný údaj s datem opravy a podpisem opravující osoby.
Vyhotovením nového dokladu místo nesprávného.
Vyhotovení vnitřního účetního dokladu na opravu (při zjištění chyby po odeslání účetních výkazů), při čemž musí být zřejmé , který původní doklad je opravován.

Oběh účetního dokladu
Proces oběhu účetního dokladu od jeho vystavení nebo obdržení až po archivaci a skartaci neprobíhá ve všech podnicích stejně, záleží na druhu dokladu , organizačním uspořádáním účetní jednotky, na možnosti zpracování výpočetní technikou aj,

-12-

Organizaci oběhu účetních dokladů zajišťuje určitý pracovník. Vyhlašují se jména a podpisové vzory těch pracovníků, kteří odpovídají za příslušné účetní případy a za jejich zaúčtování.

Přezkoušení
Má prověřit správnost údajů, které jsou ÚD uvedeny, a přístupnost ověřovaných operací, pokud je u nich ověřování požadováno.

Věcné hledisko
Má ověřit souhlas ÚD se skutečností, např. zjistit, zda faktura za materiál odpovídá skutečně dodanému zboží, druhu, jakosti, zda byly účtované skutečné nebo smluvní ceny.

Formální hledisko
Předpokládá ověřit dodržování předepsaných náležitostí ÚD:

Příprava k účtování
Zahrnuje několik úkonů, jejichž provedení je nutné k tomu, aby vlastní zaúčtování ÚD proběhlo hladce.

Třídění
Třídění ÚD předpokládá, že k jejich zpracování dochází v určitých dávkách.

Ćíslování
Číslování ÚD znamená přidělení určitého čísla příslušnému dokladu podle zvoleného systému.

Evidence
Evidence ÚD zajišťuje přehled o vydaných i došlích dokladech. Vede se v různých pomocných knihách.

Účtovací přepis
Účtovací přepis zajišťuje spojitost ÚD s účetní,i zápisy v účetních knihách.

Zaúčtování
Provádí se podle účtovacího předpisu účetními zápisy v účetních knihách, kde se zaznamenává i číslo ÚD , na kterém se uvede poznámka o zaúčtování (datum a podpis)

Úschova
Je do konce roku zajištěna v příručním archívu. Po uplynutí doby stanovené pro archivování dochází ke skartaci tj. vyřazení dokladů.

Daňové doklady
Vystavují se v souvislosti s DPH. Rovněž pro ně byly stanoveny předepsané náležitosti: obchodní jméno, sídlo, eventuelně bydliště, místo podnikání, daňové identifikační číslo obchodních partnerů (dodavatele, odběratele), pořadové číslo dokladu, název a množství zboží nebo rozsah zdanitelného plnění, datum vyhotovení dokladu, výše seny bez daně, daň celkem, ceny s daní celkem. Jsou-li tyto náležitosti respektovány, mohou být použity jako účetní doklady.