Word 2000

1) MS Word – co je MS Word
2) Prostředí (panely nástrojů…)
3) Práce s dokumentem
4) Způsoby zobrazení
5) Text a práce s textem (označení kopie, přesun…)
6) Formát (znak, odstavec)
7) Styl
8) Šablony
9) Okno
10) Vkládání symbolů a speciálních znaků
11) Tabulátory
12) Odrážky a číslování
13) Vzhled stránky (záhlaví, zápatí, okraje…)
14) Sloupcová sazba
15) Hledání a záměna
16) Řazení
17) Pravopis, automatické opravy, autotext
18) Kreslení ve Wordu, textové pole
19) Import oběktů, vodotisk
20) Tabulka ve Wordu
21) Vzorce a WordArt
22) Tisk
23) Pole
24) Hromadná korespondence

25) MS Word – co je MS Word

Nejrozšířenějším nástrojem pro tvorbu textů na profesionální úrovni je textový editor MS Word. Umožňuje nejen text vytvořit, zformátovat pomocí připravených či vytvořených stylů, doplnit grafickými objety, připravit k tisku, ale i vytisknout. Ve Wordu můžeme využít i objekty vytvořené v jiných aplikacích, například tabulky s Excelu, obrázky z Paint Brushe atd…

Ř Prostředí (panely nástrojů…)

Textový editor MS Word je součástí programového balíku Microsoft Office. Po instalaci balíku Office se zástupci programů ( včetně Wordu) umístí do nabídky START a tam do položky Programy. Odtud je možné Word klepnutím na ikonu spustit. Po spuštění programu MS Word bude zobrazeno prostředí Wordu, které se skládá z několika částí. V horní části je hlavní nabídka (menu), kde jsou v podnabídkách umístěny všechny funkce Wordu. Aktivovat určitou funkci prostřednictvím nabídky může být únavné (hlavně pro zapamatování) a zdlouhavé (než se uživatel proklepe tam, kam potřebuje), proto umístily tvůrci Wordu často používané operace na tlačítka. Na místo složitého procházení nabídkami stačí klepnout na tlačítko a funkce je aktivována (například velikost písma). Tlačítka, jež spolu úzce souvisí jsou logicky uspořádána do tzv. panelů nástrojů. Ty jsou umístěny pod hlavní nabídkou. Aktuální počet panelů nástrojů a jejich momentální zobrazení je plně v rukou uživatele. Uprostřed okna Wordu je bílá prázdná plocha – zde bude psán text. Spodní stavový řádek informuje uživatelé o počtu stránek, oddílů a pozicí kurzoru. Zobrazení stavového řádku je opět volitelné v nabídce nástroje > Možnosti. Pohyb po stránce ve vodorovném směru umožňuje vodorovný posuvník, k pohybu po stránce, eventuálně po několika stránkách ve svislém směru je určen svislý posuvník.
Jak již bylo zmíněno, často prováděné operace umístili tvůrci Wordu na tlačítka. Spolu související tlačítka vytvářejí tzv. panel nástrojů. Ve Wordu je k dispozici 13 základních panelů nástrojů. Uživatel má možnost kdykoliv vytvořit vlastní panel. Pro zobrazení, nebo skrytí panelů nástrojů klepněte na položku Zobrazit v hlavní nabídce a tam na položku Panely nástrojů. Umístění každého panelů nástrojů je volitelné. Panel může být v horní části okna Wordu, ale také po stranách, nebo nad stavovým řádkem v dolní části Wordu. Panel nástrojů přemístíte tak, že klepnete ne dvě svislé čárky na jedné ze stran panelů, stisknete a držíte levé tlačítko myši. Potom táhněte myší požadovaným směrem.

Ř Práce s dokumentem

Uložení dokumentů:
Každý uložený dokument je většinou potřeba uložit pro pozdější použití. Ve Wordu se všechny operace se soubory dají provést prostřednictvím položky Soubor v hlavní nabídce. 1. Klepněte na položku Soubor a tam na položku Uložit.
2. Zobrazí se okno Uložit jako. Pokud je již soubor jednou uložen. Pak pro následující ukládání tohoto souboru stačí pouze klepnout na tlačítko diskety na panelu nástrojů, nebo opětovně zvolit Soubor – Uložit. Word již nebude chtít název a cestu k souboru – uloží změny do souboru stávajícího.

Uložení do jiného dokumentu:
Je – li potřeba z nějakého důvodu uložit aktuální dokument do dokumentu pod jiným názvem, nebo do jiného typu dokumentu, použijte hlavní nabídku, položku Soubor a tam položku Uložit jako.

Otevření dokumentu:
Uložený soubor je možné otevřít z hlavní nabídky, zvolením položky Soubor a tam položky Otevřít nebo klepnutím na ikonu Otevřít. Zobrazí se okno podobné oknu při ukládání. Postup je obdobný – vyberte složku, ve které se soubor nachází, poté konkrétní soubor a klepněte na tlačítko Otevřít. Soubor bude otevřen.

Vytvoření nového souboru:
Automaticky po stratu Wordu je připraven k použití nový dokument. Jestliže pracujete s Wordem a poté si přejete vytvořit nový dokument, stačí klepnout na ikonu bílého papíru vlevo nahoře v panelech nástrojů. Stejnou akci provedete v nabídce Soubor zvolením položky Nový a v otevřeném okně zvolením Prázdný dokument (poměrně zdlouhavý způsob).

Ř Způsoby zobrazení

Způsob, jakým je papír zobrazen lze nastavit prostřednictvím čtyř tlačítek v levém dolním rohu Wordu. Po klepnutí na položku Zobrazit v hlavní nabídce je možné provést totéž.
Normální zobrazení – zobrazí papír jako nekonečnou roli, bez pravítek, záhlaví a zápatí.
Normálně s rozvržením – zobrazí podobně jako Normální, ale přidá vlevo pruh, na kterém zobrazí nadpisy a odstavce. Po klepnutí na nadpis vlevo se Word nastaví na tuto pozici v textu (usnadňuje pohyb po dokumentu).
Zobrazit stránky – zobrazí papír se vším, co je třeba – pravítky, záhlavím, zápatím, oddělovači stránek a s obrázky.
Zobrazit osnovu – zobrazí řádky a odstavce textu jako odražené položky osnovy.

Ř Text a práce s textem (označení kopie, přesun…)

Abychom mohli při opravách části textu přesunout, vymazat, prohodit nebo zkopírovat, musíme jej nejdříve označit. Text můžeme označit, neboli dát do bloku, několika způsoby. Buď stiskneme kombinaci různých kláves, nebo použijeme kurzor, nebo tyto způsoby vzájemně kombinujeme či využijeme příkazy z nabídky Úpravy.

Definice Klávesová zkratka Kurzor Kombinace kláves a kurzoru
slovo Ctrl+Shift+kurzorová klávesa šipka vpravo nebo vlevo 2x klepneme na dotyčné slovo
více slov Ctrl+Shift+kurzorová klávesa šipka vpravo nebo vlevo držením levého tlačítka myši a jejím pohybem označíme potřebný počet slov
věta držením levého tlačítka myši a jejím pohyb označíme požadovanou větu Ctrl+klepnutí kurzoru ve větě
řádek klepneme vlevo před řádkem
více řádků kurzor před řádky, držíme levé tlačítko myši a posuneme o potřebný počet řádků
odstavec Ctrl+Shift+kurzorová klávesa šipka dolů (kurzor musí být na začátku odstavce)
celý dokument Ctrl+a Ctrl+klepnutí vlevo před textem
znak Shift+kurzorová klávesa šipka vpravo nebo vlevo
text od řádkového kurzoru k začátku dokumentu Shift+Ctrl+Home
text od řádkového kurzoru ke konci dokumentu Shift+Ctrl+End
text mezi řádkovým a pevným kurzorem Shift+klepnutí

Kopírování a přesun textu
Pří kopírování zůstane kopírovaná oblast na původním místě a vytvoří se nová kopie. Při přesunu vyznačená oblast zmizí a objeví se na novém, vybraném místě. V obou případech můžeme vytvořit libovolný počet dalších kopií. Obě akce lze provádět několika způsoby. Nejjednodušší je využít myš. Nejprve vždy označíme známým způsobem blok. Máme k dispozici čtyři způsoby. Můžeme je používat i v ostatních aplikacích MS Office. Potřebný blok označíme myší a pak:
v V nabídce menu zvolíme nabídky Úpravy – Kopírovat. Tím se nasvícený blok uloží do paměti (schránky, jednorázové paměti) a zůstane tam zachován až do vypnutí PC či do uložení nových dat do schránky. Kdykoliv jej pak můžeme vyvolat v místě kurzoru příkazy Úpravy – Vložit. Pro vkládaný text se v dokumentu udělá místo a text se vloží doprava a dolů pod pozice kurzoru. Tuto akci můžeme vykonávat opakovaně. V takovém případě pak získáme další kopie bloku. Použijeme-li místo volby Kopírovat nabídku Vyjmout, originál označené oblasti zmizí a dojde k přesunu.
v V panelu nástrojů najdeme tlačítka Kopírovat a Vložit a celou akci provedeme prostřednictvím těchto tlačítek stejně, jen nevstoupíme do menu. Nahradíme –li tlačítko Kopírovat tlačítkem Vyjmout, dojde k přesunu.
v Pomocí „Táhni a Pusť“, což je nejrychlejší způsob. Daný blok (oblast) nasvítíme a pak při stisknuté klávese Ctrl přetáhneme na nové místo. Nejprve pustíme myš, pak Ctrl. Originál zůstane na původním místě, takže vytvoříme bleskově kopii. Provádíme –li popsanou operaci bez stisknutého Ctrl, nedojde ke kopírování, ale k přesunu textu.
v Označíme oblast a stiskneme Ctrl+c. postavíme se na místo, kam chceme umístit kopii, a stiskneme Ctrl+v. Při přesunu posuneme kombinaci kláves Ctrl+x a Ctrl+v.

Ř Formát (znak, odstavec)

Formát písma
Okno pro detailní nastavení formátu písma získáte po klepnutí na položku Formát v hlavní nabídce Wordu a tam na položku Písmo druhou záložkou v okně písmo je záložka Proložení znaku jejím prostřednictvím lze upravit mezery mezi znaky – pomocí nabídky Mezery. Nastavovat je možné i výšku řádků, resp. umístění znaků na nebo pod výškou řádku – nabídkami Umístění. Dále je možno volit typ, řez, způsob podtržení, barvu a atributy písem – např. Obrys, Stínované, Kapitálky.

Formát odstavce
Okno pro detailní nastavení formátu odstavce otevřete po klepnutí na Formát hlavní nabídce Wordu a tam na položku Odstavec. V okně je důležitá záložka Odsazení a mezery, kde pomocí nabídky Zarovnání lze zvolit způsob zarovnání (vlevo, na střed…). V oblasti Odsazení zvolíte vzdálenost odstavce od krajů dokumentu. Pomocí přepínačů lze přesně nastavit uvedenou vzdálenost z levé i pravé strany. V oblasti Mezery nadefinujete pomocí nabídek Před a Za, jaká bude mezera před a za odstavcem ve svislém směru. V některých případech může být zajímavá definice vzájemné vzdálenosti dvou řádků. Tento parametr je možné přesně určit prostřednictvím přepínačů Řádkování a Výška. Celkový hrubý náhled na nadefinovaný odstavec poskytuje pole Náhled ve spodní části okna.

Ř Styl

Je snad nejdůležitějším nástrojem Wordu, který je určen pro automatické zpracování dokumentu. Využívání možností, které aplikace prostřednictvím stylu nabízí, je znakem vyspělosti uživatele a umožňuje vtisknout vytvořenému textu určitý charakter. Při běžné práci s dokumentem využívá editor aplikace styl, který je pojmenován jako Normální. Stylem rozumíme soubor formátu, z nichž nejdůležitější jsou:
· Písmo
· Velikost
· Odsazení
Vlastnosti stylů v sobě mohou obsahovat prakticky vše – od řezů a typů písem, přes tabulátory, velikosti odstavce, zarovnání, způsoby obtékání obrázku až po číslování a volbu klávesové zkratky stylu.Detailnější konfiguraci stylu provedete prostřednictvím nabídky Formát a tam zvolením položky Styl. Word zobrazí okno se seznamem stylů. Po klepnutí na styl v levé časti okna se náhled na jeho definici provede v pravé části okna. V tomto okamžiku existuje obrovské množství způsobů, jak styly vytvářet, upravovat, mazat nebo organizovat. Při úpravě stylu se většinou vychází z již definovaného stylu. V nabídce proto vyberete existující styl a klepněte na tlačítko Upravit. Okno úpravy stylu dovoluje styl pojmenovat (dialog Název) a určit, na jakém stylu se bude právě upravovaný styl zakládat a jaký styl bude následovat. Znamená to, že když například píšete nadpis ve stylu Nadpis velký, pak po stisknutí klávesy Enter nebude pokračovat velké písmo, ale automaticky budete přepnuti na styl Normální. Po dopsání odstavce a stisknutí klávesy Enter můžete být opět automaticky přepnuti třeba na Velký nadpis. Významným tlačítkem v okně Úprava stylu je formát. Po klepnutí na tlačítko Formát bude zobrazena nabídka, kde vyberete, jaká oblast stylu bude definována. Např. zvolíte-li Písmo, bude zobrazeno okno s detailní konfigurací písma. A po jeho definici bude uživatel vrácen zpět do okna Úprava stylu.

Ř Šablony

Šablona je předefinovaný styl celého dokumentu. Tvoří ji:
· Text a obrázky
· Styly odstavců
· Formát stránky
· Makra
· Uživatelem definované příkazy
Výběrem šablony při založení nového dokumentu určíme jeho celkový formát. Tím máte značně usnadněnou práci, neboť celý dokument již formátujete pomocí existujících stylů odstavců a dokonce můžete mít předepsaný standardní text.V mnoha případech tím můžete ušetřit více než polovinu práce, kterou by bylo potřeba věnovat tvorbě dokumentu na psacím stroji nebo využitím jednoduchého textového editoru. Program Word nabízí řadu předvolených šablon pro běžné dokumenty, jako například zprávy, dopisy, faxové zprávy, noviny, kalendář atd.

Použití šablony pro nový dokument:
© Klepněte na Soubor v hlavní nabídce Wordu.
© V otevřené podnabídce vyberte položku Nový, podobně jako u vytvoření nového dokumentu.
© V okně Nový je několik záložek. Vyberte záložku s kategorií, která odpovídá typu dokumentu, jenž potřebujete vytvořit.
1. Vyberte konkrétní typ dokumentu, který potřebujete vytvořit.Pozor, šablony jsou rozděleny do dvou kategorií:

· Program provádí uživatele tvorbou šablony od začátku do konce
· Otevře pouze prázdný dokument do něhož uživatel doplní údaje následně
2. V případě, že jste zvolili šablonu s průvodcem, zobrazí Word okno, které ve spodní části disponuje několika tlačítky. Vyplňte údaje v okně a klepněte na tlačítko Další. Tuto proceduru budete muset opakovat několikrát – podle konkrétní šablony.
3. V okamžiku, kdy již tlačítko Další nebude aktivní, klepněte na tlačítko Dokončit.
Dokument je vytvořen.

Uložení vlastní šablony
Kromě předdefinovaných šablon od autorů Wordu můžete vytvořit libovolné množství vlastních. Šablony je výhodné používat u neustále se opakujících hlavičkových dopisů, častých formulářů atd. Vytvoření šablony je velmi jednoduché – vytvoříte dokument běžným způsobem, ale uložíte ve speciálním formátu.
¨ Vytvořte dokument, hlavičkový papír nebo formulář, který bude sloužit jako nová šablona.
¨ Klepně na Soubor v hlavní nabídce, a tam zvolte položku Uložit jako. Otevře se standardní okno, jako při ukládání souboru běžným způsobem.
¨ V rozvírací nabídce zvolte položku „šablona dokumentu“ (*.dot). V tom okamžiku změní cílový adresář uložení souboru. Nyní stačí dopsat název, pod kterým bude šablona vystupovat a klepnout na tlačítko Uložit.

Ř Okno

Programy a dokumenty se objevují v tzv. oknech. PC je schopen spustit současně i více programů, to znamená, že v jednom okamžiku může zobrazit několik oken. Ovšem pouze jedno z nich je aktivní a to ten, ve kterém je umístěn kurzor. Okno aktivního programu je vždy zobrazeno navrchu a má i barevné odlišení. Okna můžeme v zásadě rozdělit do několika skupin:
· Okna programová – každý program má své okno, ve kterém pracuje. Obvykle se po otevření programu okno rozprostře přes celou obrazovku a vytvoří ve spodním řádku, vedle tlačítka Start, své vlastní tlačítko, které je označeno ikonkou programu a slovním popisem. V horní části mají všechna okna barevný titulkový pruh, který udává jméno programu nebo jméno otevřeného dokumentu (eventuálně obojí) a slouží pro přesun okna po obrazovce pomocí myši. Na jeho levé straně je grafické znázornění programu – ikonka a na pravé straně jsou tři tlačítka pro práci s velikostí okna. Křížek slouží k uzavření programu, dva okýnka přes sebe slouží ke zmenšení programu (lze s ním pohybovat po obrazovce i dále měnit jeho velikost, k tomu slouží oboustranná šipka, jež se objeví po přiložení kurzoru na okraj ) a tlačítko označené pomlčkou umožňuje okno minimalizovat.
· Okna dokumentů – taktéž se otevírají v oknech. Okno dokumentu má v horní části barevný pruh, na jehož levé straně se objeví ikonka – pro dokument toho kterého programu a název dokumentu. Minimalizované dokumenty se objevují ve spodním řádku vedle tlačítka Start.
· Okna dialogová

Ř Vkládání symbolů a speciálních znaků

Kdekoliv do dokumentu lze vložit některý ze symbolů, které Word nabízí. Nejjednodušší způsob výběru a vložení symbolu je prostřednictvím okna Symbol.
1. Klepněte na položku Vložit v hlavní nabídce Wordu.
2. V otevřené podnabídce klepněte na položku Symbol – Word zobrazí stejnojmenné okno se dvěma záložkami.
3. Na záložce Symboly zvolte v rozvírací nabídce typ písma.
4. Uprostřed okna se obrazí čtverečky se symboly. Po klapnutí ne symbol levým tlačítkem myši bude zobrazen zvětšený, po kliknutí dvojitém bude vložen do dokumentu:

J Ż Y`¦

Ř Tabulátory

Tabulátory dovolují „zaaretovat“ text na přesně definované pozici řádku.
· Levý – zarovná text od tabulátoru směrem doprava
· Středový – zarovná text vzhledem k tabulátoru na střed
· Pravý – zarovná text vzhledem k tabulátoru doleva
· Desetinný – bude zarovnávat text vzhledem k tabulátoru doleva, dokud se nevyskytne desetinná čárka. Od desetinné čárky bude veškerý text zarovnávat doprava

Nastavení tabulátoru
v V levé části vodorovného pravítka se nachází čtverec se zobrazením aktuálního tabulátoru. Každým klepnutím na čtverec přepnete typ tabulátoru. Zvolíte typ, jež požadujete.
v Klepněte na pravítku jednou levým tlačítkem myši na pozici, kde má být tabulátor umístěn. Na pravítku se zobrazí symbol tabulátoru. Pokud kurzorem přejdete do jiného odstavce na liště, bude zobrazeno aktuální nastavení tabulátorů.

Úprava pozice tabulátoru
Každý již existující tabulátor lze přesunout na jinou pozici pravítku.
v Stiskněte a držte levé tlačítko myši na exitující značce tabulátoru (na pravítku).
v Táhněte s tabulátorem požadovaným směrem a uvolněte levé tlačítko myši.

Smazání tabulátoru
v Stiskněte a držte levé tlačítko myši na existující značce tabulátoru (na pravítku).
v Táhněte s tabulátorem směrem dolů pod pravítko a uvolněte levé tlačítko myši. Tabulátor bude smazán.

Použití tabulátoru
Na kterýkoliv nadefinovaný tabulátor skočí kurzor po stisku klávesy TAB. Následně je možné psát text. Pro přechod na další tabulátor v pořadí stačí opět stisknout klávesu TAB. Pokud je na řádku, na kterém je nadefinovaný tabulátor, stisknutá klávesa Enter, tabulátory se automaticky přenáší na další řádek.

Ř Odrážky a číslování

Odrážky ve Wordu jsou vždy nastaveny na odstavec nebo řádek oddělený klávesou Enter. Word nabízí několik stylů odrážek a uživatel se může dokonce nadefinovat vlastní znak, který bude použit jako odrážka.

Postup při tvorbě odráženého textu:
1. Označte do bloku řádky nebo odstavce, jež mají být odráženy.
2. Klepněte na Odrážky.
Každému odstavci nebo řádku bude přidělena automatická odrážka. Detailnější nastavení se provádí přes okno Odrážky a číslování, do něhož se dostanete pomocí nabídky Formát a tam zvolením položky Odrážky a číslování. V okně je možno vybrat z více typů odrážek – pokud by ani tato nabídka nevyhovovala, pak rozšiřující možnosti nastavení každé odrážky získáte klepnutím na tlačítko Vlastní.
Nastavené číslování je téměř shodné jako u odrážení. Číslovat je možno automaticky nebo číslování aplikovat na již napsaný text – použijte ikonu Číslování.
Pro nastavení detailnějších parametrů číslování označte číslovanou plochu do bloku, zvolte v hlavní nabídce položku Formát a tam položku Odrážky a číslování. Zde lze vybrat jeden z předdefinovaných způsobů číslování (možno i písmeny). Opět je možno zvolit číslování pomocí tlačítka Vlastní.

Ř Vzhled stránky (záhlaví, zápatí, okraje…)

Příprava stránky
Předtím, než začnete psát nový dokument, je dobré připravit parametry stránky – nastavit velikost stránky, okraje dokumentu a poloho stránky. Lze to provést i kdykoliv v rozpracovaném dokumentu, ale pak se přeformátuje již napsaný text, což nemusí být žádoucí.
Prakticky všechny důležité konfigurační prvky pro definici velikosti, polohy a okrajů dokumentu provádí okno Vzhled stránky, do něhož se dostanete klepnutím na položku Soubor v hlavní nabídce a tam na položku Vzhled stránky. Okno vzhled stránky obsahuje 4 záložky.
Prostřednictvím přepínacích nabídek můžete nastavit okraje stránky ze všech stran. Není-li nastaveno jinak, modifikace okrajů se vztahuje na celý dokument. V nutném případě můžete nastavit na každou stránku individuální velikost okrajů. To zabezpečí rozvírací nabídka Použít pod náhledem. Velikost okrajů lze měnit i daleko pružněji přímo v dokumentu prostřednictvím pravítek. Pravítko je rozděleno na bílou oblast – prostor pro psaní textu a na šedou oblast – prostor pro okraje (zde psát nelze). Jestliže nastavíte myš přesně na hranici mezi bílou a šedou oblastí, myš změní tvar na oboustrannou šipku. Poté stačí stisknout a držet levé tlačítko myši a pohybem ve vodorovném směru pohodlně měnit okraje . Jestliže současně stisknete obě tlačítka myši, pak se v každém směru od myši ukáží přesné kóty, takže zručný uživatel může nastavit velikost okrajů poměrně přesně.

Velikost papíru
Druhá záložka v okně Vzhled stránky definuje velikost papíru a orientaci. Rozvírací nabídkou vyberete požadovanou velikost. Jestliže je třeba použít individuální velikost, která v seznamu není uvedena, nedefinujte ji číselně v přepínacích nabídkách. Prostřednictvím přepínačů je možné zvolit orientaci papíru (na výšku/ na šířku). Výhodou je, že Word povoluje možnost mít každou stránku jinak orientovanou – to zabezpečí rozvírací nabídka Použít.

Záhlaví a zápatí
Především u vícestránkových dokumentů vzniká potřeba číslování stránek a vytvoření vlastního esteticky odpovídajícího záhlaví nebo zápatí (oblastí, které se budou vyskytovat na každé stránce). Do prostoru záhlaví nebo zápatí je možné se dostat klepnutím na položku Zobrazit v hlavní nabídce a tam na položku Záhlaví a zápatí.
Word přepne automaticky do prostoru záhlaví a zároveň zobrazí okno s tlačítky. Ta slouží pro vkládání proměnných a pohyb mezi záhlavím a zápatím. Editace záhlaví a zápatí je naprosto stejná jako u běžného dokumentu. Do záhlaví a zápatí je možné napsat text libovolnými styly, řezy a typy písem, lze používat ohraničení a šedé podklady a dokonce vložit obrázek. Při tvorbě záhlaví nebo zápatí je nutné brát v úvahu, že tyto části budou tištěny na každou stránku dokumentu. K přepínaní mezi záhlavím a zápatím je určeno tlačítko v okně Záhlaví a zápatí. Editaci ukončíte klepnutím na tlačítko Zavřít. V průběhu editace záhlaví nebo zápatí není možné upravovat obsah dokumentu. Naopak v průběhu práce s dokumentem nelze upravovat záhlaví nebo zápatí. Text v záhlaví a zápatí je zobrazen šedě – vytištěn černě.
Čísla stránky, počet stran, datum, čas a jiné prvky vložené tlačítky na okně Záhlaví a zápatí jsou proměnné (jsou aktualizovány na každé stránce).

Ř Hledání a záměna

Hledání textu
Čím delší a obsáhlejší je textový dokument, tím je v něm orientace obtížnější. V takových situacích přijde vhod funkce Hledání, která dokáže v dokumentu nalézt zadaný textový řetězec.
1. V hlavní nabídce Wordu klepněte na položku Úpravy.
2. V otevřené nabídce klepněte na položku Hledat.
3. Word zobrazí okno s dialogovým okénkem, kde zadáte hledaný text.

Nahrazování dokumentu
Jestliže je třeba nahradit v celém dokumentu nějaké slovo jiným, je pro tuto operaci určena funkce nahrazení. Umožní vyhledat v dokumentu všechna slova podle zadaného řetězce a tyto nahradit jiným zadaným slovem, resp. řetězcem.
1. V hlavní nabídce Wordu klepněte na Úpravy a v otevřené nabídce zvolte položku Nahradit.
2. Word zobrazí okno podobné oknu pro hledání.
3. Do dialogového okénka Najít napište zadané slovo a do okénka Nahradit za napište text, kterým bude předchozí text nahrazen.
4. Po vyplnění obou dialogů můžete klapnout na tlačítko Najít další, Nahradit, nebo Nahradit vše.
· Najít další – nalezne další textový řetězec v pořadí, shodný s řetězcem zadaným v dialogu Najít.
· Nahradit – nahradí nejbližší nalezený řetězec za řetězec, uvedený v dialogu Nahradit za.
· Nahradit vše – prohledá celý dokument a zamění všechny definované řetězce podle zadání.

Ř Řazení

Seřazení dat v tabulce
Zejména u tabulek s větším počtem řádků často vzniká potřeba seřadit data v tabulce podle abecedy nebo číselných hodnot.
Pro řazení v tabulce disponuje Word samostatným oknem.
1. Označte do bloku tabulku, kterou potřebujete seřadit.
2. V hlavní nabídce Wordu klepněte na Tabulka a tam na položku Seřadit.
3. Word zobrazí okno, kde prostřednictvím rozvírací nabídky určete, podle kterého sloupce bude tabulka řazena a zároveň, zda bude řazena vzestupně či sestupně.
4. Pokud budou ve sloupci, podle něhož je tabulka seřazena, existovat dvě a více stejných hodnot, pak Word tyto seřadí podle klíče, který je zadán v poli Potom podle.
5. Klepnutím na OK zahájíte seřazení tabulky.

Ř Pravopis, automatické opravy, autotext

Kontrola pravopisu
MS Word umí zkontrolovat pravopis v dokumentu. Ve verzi Wordu z balíku Office 95, 97 se kontrola pravopisu objevuje přímo v dokumentu – podtržením červenou vlnovkou chybného slova. Vlnovka má pouze informativní charakter a při tisku není na papíře vidět.
Princip kontroly je jednoduchý. Word disponuje rozsáhlou databází slov a každé napsané slovo v dokumentu porovnává s databází. Pokud nalezne v databázi stejné slovo, jako je napsané v dokumentu, považuje ho za správné. Jestliže stejné slovo v databázi nenalezne, označí ho za chybné. Proto Word označuje za chybu některá jména nebo názvy ulic apod.
Pro detailnější kontrolu a vyhodnocení pravopisu je možné použít k tomu určené speciální okno Pravopis, do kterého se dostanete stisknutím klávesy F7.

Automatické opravy
Kromě velkého množství funkcí jimiž Word disponuje a které slouží pro usnadnění práce v dokumentu, obsahuje i tzv. automatické opravy. Automaticky dokáže opravit nejběžnější překlepy do správného tvaru. Do databáze slov, která se automaticky opraví na správný tvar můžete nahlédnout a dokonce přidat vlastní slova. Klepněte na Nástroje v hlavní nabídce Wordu a v podnabídce na položku Automatické opravy.

Automatický text
Je funkce podobná automatickým opravám. Pokud Word budete používat často, budete nuceni psát konkrétní větu nebo některá slovní spojení opakovaně. Ve Wordu máte možnost nadefinovat často používaná slovní spojení, která při psaní textu budou nabídnuta formou žlutého obdélníku nad psaným textem. Pokud se žlutý obdélník objeví, bude po stisknutí klávesy Enter dopsán do řádku zbývající text zobrazený ve žlutém obdélníku. Budete-li žlutý obdélník ignorovat, zmizí po chvilce sám.
Zásobu slovních spojení nebo vět doplníme:
1. Klepněte na nástroje v hlavní nabídce Wordu a v podnabídce na položku Automatické opravy.
2. V otevřeném okně klepněte na položku Automatický text.
3. Do dialogu zadejte položky automatického textu napište vlastní větu nebo slovní spojením jež v dokumentech často používáte.
4. Zvolte tlačítko Přidat.

Ř Kreslení ve Wordu, textové pole

Word disponuje pro potřeby uživatelů několika desítkami grafických objektů. Jedná se především o různé tvary, šipky, čáry a popisky. Prostředky pro úpravu grafických objektů a předdefinované automatické tvary se nachází na panelu nástrojů Kreslení. Aby bylo možné všechny grafické prvky plnohodnotně využívat, je nutné zobrazit panel nástrojů Kreslení.

Vkládání textového rámu
Občas je třeba vložit do dokumentu další text – resp. vytvořit text v textu. Text v textu umí objekt, kterému se říká textový rámeček. Vzhledem k Wordu se jedná o grafický objekt podobný obrázku, navíc schopný nést textovou informaci. Textový rámeček je malá editovatelná oblast (malý poddokument). V textovém rámečku můžete použít styl, řez, velikost a typ písma, způsob ohraničení a zarovnání individuálně bez ohledu na okolní text, ve kterém se textový rámeček nachází. Textový rámeček se do dokumentu vkládá pomocí nabídky Vložit a tam položky Textové pole nebo klepnutím na ikonu textového rámečku na panelu nástrojů Kreslení.

Ř Tabulka ve Wordu

Jedním z požadavků na každý textový editor je možnost tvorby tabulek.
V jednom dokumentu lze vytvořit neomezené množství tabulek. Velikost jedné tabulky
není omezena v počtu řádků.

Vytvoření tabulky
1. Umístěte kurzor na místo, kde si přejete vytvořit novou tabulku.
2. Klapněte na položku Tabulka v hlavní nabídce a v otevřené podnabídce klepněte na Vložit tabulku.
3. Zobrazí se okno s dotazem, kolik má tabulka obsahovat řádků a sloupců. Vyplňte požadované hodnoty. V políčku šířka sloupce nechejte Auto.
4. Klepněte na tlačítko OK a tabulka bude vytvořena na pozici
kurzoru s maximální šířkou. .

Změna šířky a výšky tabulek v buňce
Automaticky vytvořená tabulka nemusí být vždy vyhovující. Každý sloupec lze zúžit nebo rozšířit pouhým tahem myši. Najeďte na hranici dvou buněk (na svislou čáru) a v okamžiku, kdy se kurzor myši změní na oboustrannou šipku, stiskněte a držte levé tlačítko myši. Táhnutím vlevo nebo vpravo změníte šířku sloupce.

Editace textu v tabulce
Po buňkách v tabulce se pohybujeme kurzorovými šipkami. Často se dělá chyba v přechode o jednu buňku dolů – namísto šipky dolů někdy uživatelé stisknou klávesu Enter a políčko tabulky se rozšíří. Pro návrat zpět je nutné stisknout klávesu Backspace. Každá buňka se chová jako samostatný prostor pro editaci textu. To znamená, že v každé buňce v rámci jedné tabulky může být nastavena jiná velikost písma, jiné zarovnání, odlišné stínovaní a každá buňka může mít dokonce i jinou tloušťku a styl čáry. Při všech úpravách je postup stejný jako při práci s běžným textem. Jednotlivé buňky v tabulce mohou být označovány do bloku a data kapírovány nebo přesouvány.

Čáry v tabulce
Po vytvoření tabulky jsou automaticky všechny čáry nastaveny na tenkou. Word dovoluje změnit styl a tloušťku čáry doslova u každé buňky individuálně. Stačí klepnout dovnitř buňky nebo označit do bloku oblast buňek, jež mají být modifikovány a použít funkcí panelu Tabulky a ohraničení.
1. Vyberte oblast tabulky, u níž si přejete použít odlišný styl čáry.
2. Vyberte styl a tloušťku čáry.
3. Prostřednictvím tlačítka zobrazte nabídku. V ní vyberte stranu, jenž má být zvoleným způsobem ohraničena.

Přidání a odebrání buňek v tabulce
Ne vždy se podaří určit počet řádků a sloupců v tabulce při jejím vytváření. Word disponuje funkcemi, které dokáží tabulku kdykoliv rozšířit o další řádky a sloupce.
Jestliže je třeba vložit sloupce:
1. Označte do bloku celý sloupec, za nímž má následovat sloupec nový.
2. V hlavní nabídce vyberte Tabulka a tam položku Vložit sloupce. Pokud se v podnabídce položka Vložit sloupce nevyskytuje, je sloupec zřejmě špatně označen.
Tabulka se rozšíří o jeden sloupec, ale zároveň s největší pravděpodobností bude zasahovat mimo oblast papíru. Problém odstraníte označením posledních viditelných sloupců a v nabídce Tabulka volbou Výška a šířka buňky. V otevřeném okně číselně snižte šířku sloupce.
Přidání řádků do tabulky je o něco jednodušší než u přidávání sloupců. Klepněte na řádek, pod kterým má být přidán řádek nový. V hlavní nabídce zvolte položku Tabulka a tam Vložit řádky. Word zobrazí okno s možností volby počtu nových řádků. Po zadání číselné hodnoty stiskněte Enter.

Smazání tabulky
Ve Wordu se téměř všechny objekty vymažou stiskem klávesy Delete. Označíte-li všechny buňky v tabulce do bloku a poté stisknete klávesu Delete, bude smazán pouze obsah tabulky. Aby došlo k vymazání samotné tabulky, je třeba při označování do bloku označit i jeden řádek nad tabulkou nebo jeden řádek pod tabulkou. Po následném stisku klávesy Enter buňky měla být tabulka odstraněna.

Slučování a rozdělování buňek v tabulce
Buńky v tabulce je možné spojovat a rozdělovat. Pro sloučení dvou a více buňek je nejprve označte do bloku a poté v hlavní nabídce zvolte Tabulka a tam položku Sloučit buňky. Pro rozdělení jedné tabulky na dvě a více buňek nejprve klepněte do buňky, která má být rozdělena. Poté v hlavní nabídce zvolte položku Tabulka a tam položku Rozdělit buňky. Pomocí slučování a rozdělování buňek lze vytvořit esteticky pěkný formulář (například fakturu, objednávku atd.)

Ř Vzorce, WordArt

Psaní rovnic a matematických symbolů
Při zpracování různých matematických či fyzikálních úloh se nelze obejít bez speciálních značek
Word většinu matematických, fyzikálních a částečně i elektrotechnických symbolů nabízí prostřednictvím objektu Microsoft Equation. Jedná se o externí modul, který je dodáván spolu s balíkem Microsoft Office a mohou jej používat všechny aplikace uvedeného balíku. Pro zdárné používání matematických symbolů je nutné, aby byl objekt Microsoft Equation nainstalován.
Postup vložení symbolu do dokumentu
1. V hlavním menu klepněte na položku Vložit a v podnabídce na položku objekt.
2. Word zobrazí okno, kde v záložce Vytvořit nový vyberte položku Microsoft Equation. Jestliže funkce není nainstalována, nebude v seznamu objektů zařazena.
3. Klepněte na OK a zobrazí se okno s funkcemi. Zároveň se v dokumentu objeví textový rámeček, v němž bude rovnice editována. Rovnice se vzhledem k Wordu chová jako samostatný objekt.
4. V okně rovnice klepněte na funkci, kterou potřebujete. Bude přenesena do textového rámu v dokumentu. Do jednoho textového rámu můžete přidat libovolné množství matematických symbolů.
5. Po dokončení editace rovnice klepněte myší mimo textový rám. Okno rovnice zmizí a nyní lze pokračovat v práci na dokumentu.

Vložení WordArtu (trojrozměrného písma)
Prostřednictvím tlačítka WordArt lze do dokumentu vložit trojrozměrné písmo, které se vzhledem k Wordu chová jako jakýkoliv jiný grafický objekt.
PO klepnutí na tlačítko WordArtu se zobrazí okno s možností výběru stylu WordArtu. Po vybrání stylu WordArtu budete vyzváni k zadání textu. Napište text a klepněte na tlačítko OK – tvorba WordArtu je dokončena. Pokud na již vytvořený WordArt klepnete jednou levým tlačítkem myši, Word zobrazí panel nástrojů. Ten slouží výhradně pro modifikaci vlastností WordArtu.

Ř Tisk

Jedním ze základních předpokladů každého textového editoru je nutnost vytištění dokumentu na papír. Pro samostatná tisk Word disponuje přijatelnou možností tisku. Před tiskem umožňuje prohlédnout dokument pomocí náhledu.

Náhled
Náhled na dokument provedete nejjednodušší cestou tak, že klepnete na tlačítko lupy s papírem. Word přepne do režimu náhledu, ve kterém lze zvolit, jakým procentuálním náhledem bude papír zobrazen, kolik stránek má Word zobrazit apod. Náhled zobrazí dokument přesně tak, jak bude vytištěn na papíře. V náhledu není možné editovat, ani jakkoli upravovat text. Pozor, pro návrat z náhledu do normálního editačního režimu klepněte na tlačítko Zavřít náhled.

Tisk
Samotný tisk dokumentu je možné provést klepnutím na tlačítko tiskárny na panelu nástrojů – v takovém případě Word vytiskne celý dokument na výchozí tiskárnu. Je-li potřeba vytisknout jen některé stránky z dokumentu, případě tisknout na jinou než výchozí tiskárnu, je nutné tisknout z nabídky Soubor a tam prostřednictvím položky Tisk. zobrazí se okno Tisk, kde lze vybrat stránky, jenž budou tisknuty a počet kopií. V pravém horním rohu se nachází tlačítko Vlastnosti. To dovoluje podle typu tiskárny nakonfigurovat její parametry. Jedná se většinou o rozlišení (DPI), kvalitu grafiky při tisku, možnosti nastavení postcriptu a další parametry, které jsou závislé na typu nainstalované tiskárny. Samotný tisk bude zahájen po klepnutí na tlačítko OK.
Poměrně velkou nevýhodou – zejména u rozsáhlejších dokumentů, jež jsou určeny pro profesionální grafický výstup, je skutečnost, že Word stránkuje dokument individuálně podle toho, jaké tiskárna je v systému nainstalována a zvolena jako výchozí. V praxi to znamená, že pokud napíšete a zalomíte dokument na PC, ne němž je nainstalována jehličková tiskárna, a tento dokument budete tisknout na PC, ke kterému je připojena laserová tiskárna, je velmi pravděpodobné, že stránkování nebude přesně odpovídat původnímu zalomení (některé stránky budou o řádek delší, obrázky o několik mm posunuté) – uvedený nedostatek má své technické opodstatnění.